Informationsbrev

Detta brev går ut till alla lokalföreningar:

Till
Lokal administratör/Redovisningsansvarig

Hej!
Till att börja med vill vi på SAU rikta ett TACK till alla er som jobbar administrativt i er ungdomsförening. Mycket tid läggs ner av er ideellt, vilket är mycket värt!
En del av er finns redan med i en självständig lokalförening och en del håller på med arbetet att starta en. På vår hemsida finns en handledning där det framgår vilka kriterierna är och vad det innebär att vara en självständig lokalförening. Det är tack vare de självständiga lokalföreningarna som vi i SAU kan söka statsbidrag. Se : www.sau.nu, välj fliken ”om oss” och sedan fliken ”statliga bidrag”.

Förändrat redovisningsdatum
För att skapa en jämnare arbetsbörda för administrativ personal på SAU har SAU-styrelsen valt att tidigarelägga datumet för redovisning.
Samtliga handlingar ska vara SAU tillhanda senast den 31 januari 2018.
Vi är medvetna om att de flesta av er håller årsmöten efter den 31 januari. Ni kan givetvis komplettera med årsmötesprotokollet senare.

Underskrift av statistikblankett
Är man en självständig lokalförening är det föreningens ordförande och revisor som ska skriva under blanketten. I annat fall församlingens ordförande och revisor. Ordförande och revisor kan inte vara nära släkt; såsom syskon, make, maka, förälder eller barn.

FÖLJANDE GÄLLER FÖR ER SOM ÄR EN FÖRSAMLING ELLER LOKALFÖRENING SOM INTE ÄR BIDRAGSGRUNDANDE :

Ni ska skicka in:
1. Blanketten som heter ”Statistikuppgifter för barn- och ungdomsarbetet under 2017”
Ni behöver enbart fylla i kontaktuppgifter samt rutorna 1A, 2,4,5 och 7.

2. En medlemsförteckning. För att underlätta vårt arbete vill vi att ni upprättar er medlemsförteckning i en Excelfil som sedan mailas till marcus.bernstrom@sau.nu.
Vi rekommenderar att ni använder vår mall för medlemsförteckning som finns på vår hemsida sau.nu/om oss/statliga bidrag. Vi skickar även med en kopia på mallen i detta brev så att ni ser hur den ser ut.
I mallen finns kort instruktion om hur vi önskar att ni fyller i förteckningen.
Medlemsförteckningen ska innehålla:
• Vilken lokalförening/församling listan gäller
• För vilket medlemsår listan gäller (denna gång 2017)
• Namn
• Adress
• Födelseår
• Kön

FÖLJANDE GÄLLER FÖR ER SOM ÄR SJÄLVSTÄNDIGA LOKALFÖRENINGAR SOM VILL VARA MED I STATSBIDRAGSANSÖKAN OCH BLI BIDRAGSGRUNDANDE FÖR STATSBIDRAG

Ni ska skicka In:
1. Blanketten som heter ”Statistikuppgifter för barn- och ungdomsarbetet under 2017”.
De lokala föreningar som uppfyller kraven som ställs för självständiga lokalföreningar ska fylla i hela blanketten. Under kolumn 1 A redovisas samtliga medlemmar i lokalföreningens verksamhet. I kolumn 1 B ska bara de finnas med som uttryckligen under 2017 tagit aktivt ställningstagande för medlemskap genom namnunderskrift eller genom att betala av föreningen fastställd medlemsavgift. Detta ställningstagande måste ha skett under kalenderåret 2017.
Bidragsgrundande lokalförening ska alltså fylla i både kolumn 1 A och 1 B. Kolumn 1 A ska alltid vara större än eller lika stor som kolumn 1 B.
För kännedom: för att vara berättigad statliga bidrag måste 60 % av det totala antalet medlemmar i 1B vara i åldrarna 6-25 år. Om ni inte uppnår 60% är lokalföreningen ändå bidragsberättigad för regionbidrag, så det är viktigt att uppgifterna i blanketten fylls i.

2. Medlemsförteckning. För att underlätta vårt arbete vill vi att ni upprättar er medlemsförteckning i en Excelfil som sedan mailas till marcus.bernstrom@sau.nu.
Vi rekommenderar att ni använder vår mall för medlemsförteckning som finns på vår hemsida sau.nu/om oss/statliga bidrag. Vi skickar även med en kopia på mallen i detta brev så att ni ser hur den ser ut.
I mallen finns kort instruktion om hur vi önskar att ni fyller i förteckningen.
Medlemsförteckningen ska innehålla:
• Vilken lokalförening listan gäller
• För vilket medlemsår listan gäller (denna gång 2017)
• Namn
• Adress
• Födelseår
• Kön
• Datum för skriftlig ansökan om medlemskap eller betald medlemsavgift
OBS! Medlemsförteckningen ska innehålla både de medlemmar som inte har tagit aktivt ställning för medlemskap och de som har tagit aktivt ställning (skriftlig ansökan om medlemskap eller betald medlemsavgift). För de som inte aktivt har tagit ställning lämnar ni raden tom för ”datum för skriftlig ansökan om medlemskap”.

3. Verksamhetsbeskrivningen
Verksamhetsbeskrivning ska innehålla:
• Att man är bidragsgrundande för riksorganisationen SAU.
• En årsberättelse om vilken verksamhet som bedrivits under 2017.
• Namnet på föreningen man redovisar. T.ex. Tenhult SAU.
• Vilka personer som utgör föreningens styrelse eller liknande.
• Antalet bidragsgrundande medlemmar under kalenderåret 2017, räknat per den 31 december 2017. (6-25 år, födda 1992 till och med 2011, som gjort en aktiv handling genom att ha betalat medlemsavgift eller gjort en skriftlig namnunderskrift.)
• Antalet medlemmar totalt 2017, räknat per den 31 december 2017 (som gjort en aktiv handling genom att ha betalat medlemsavgift eller gjort en skriftlig namnunderskrift).
Använd gärna medsänd blankett ”Verksamhetsbeskrivning” för att fylla i. Om ni vill använda en egen verksamhetsberättelse, se till att det är SAU:s lokalförenings berättelse och inte ett utdrag ur församlingens. Använder ni en egen verksamhetsberättelse se också till att samtliga punkter på blanketten ”Verksamhetsbeskrivning” tas upp.

4. Föreningens årsmötesprotokoll 2018
Vänligen skicka med den lokala SAU-föreningens årsmötesprotokoll 2018. Om det inte är möjligt att hinna få med det i handlingarna tills den 31 januari 2018, vänligen skriv en bedömning på statistikblanketten när ni tror er ha möjlighet att skicka in den till SAU.

5. Stadgar
Har ni under året 2017, eller vid årsmötet 2018 antagit nya stadgar för er SAU-verksamhet eller tidigare inte redovisat era nuvarande stadgar, vänligen skicka med stadgarna i ansökan.
Det är viktigt att ni sparar samtliga originalhandlingar för medlemskap eftersom ni kan bli uttagna till stickprov. Mallar för dessa dokument hittar du på www.sau.nu under fliken ”om oss” och sedan underfliken ”statliga bidrag”.

Har ni ytterligare frågor är ni välkomna att kontakta mig på telefon 036-30 61 65 eller på marcus.bernstrom@sau.nu.
Ett stort tack för det arbete ni lägger ned med att fylla i årets verksamhets- och statistikrapporter. Det är en viktig grund för att SAU kan söka stats- och regionbidrag, vilket möjliggör SAU:s arbete.

Med vänliga hälsningar
Marcus Bernström, Bidragshandläggare, SAU