Informationsbrev

Detta brev går ut till alla lokalföreningar:

 

Till Lokal administratör/Redovisningsansvarig

Hej!

Till att börja med vill vi på SAU rikta ett TACK till alla er som jobbar administrativt i er ungdomsförening. Mycket tid läggs ner av er ideellt, vilket är mycket värt!

En del av er finns redan med i en självständig lokalförening och en del håller på med arbetet att starta en. På vår hemsida finns en handledning där det framgår vilka kriterierna är och vad det innebär att vara en självständig lokalförening. Det är tack vare de självständiga lokalföreningarna som vi i SAU kan söka statsbidrag. Se : www.sau.nu, välj fliken ”om oss” och sedan fliken ”statliga bidrag”.

Förändrade redovisningsformer

SAU försöker hela tiden underlätta för lokalföreningarna att redovisa sin statistik samtidigt som vi behöver får in nödvändiga uppgifter. Vi behöver samla in ungefär samma uppgifter som tidigare. Det som är nytt sedan två år tillbaka är att vi vill ha in ett justerat årsmötesprotokoll samt om ni under det senaste året har antagit nya stadgar.

Nytt för 2016 är att även församlingar och icke bidragsgrundande lokalföreningar ska skicka in en medlemsförteckning.

Samtliga handlingar ska vara SAU tillhanda senast den 1 mars 2017.

 

FÖLJANDE GÄLLER FÖR ER SOM ÄR EN FÖRSAMLING ELLER LOKALFÖRENING SOM INTE ÄR BIDRAGSGRUNDANDE :

Ni ska skicka in:

  1. Blanketten som heter Statistikuppgifter för barn- och ungdomsarbetet under 2016”

Ni behöver enbart fylla i ruta 1A, 2,4,5 och 7.

  1. En medlemsförteckning (OBS NYTT FÖR 2016 ÅRS REDOVISNING, se ovan).

Medlemsförteckningen ska innehålla:

  • Vilken lokalförening/församling listan gäller
  • För vilket medlemsår listan gäller (denna gång 2016)
  • Namn
  • Adress
  • Födelseår
  • Kön

För att underlätta vårt arbete önskar vi att ni upprättar er medlemsförteckning i en Excelfil.

 

FÖLJANDE GÄLLER FÖR ER SOM ÄR SJÄLVSTÄNDIGA LOKALFÖRENINAGR SOM VILL VARA MED I STATSBIDRAGSANSÖKAN OCH BLI BIDRAGSGRUNDANDE FÖR STATSBIDRAG

Ni ska skicka In:

  1. Blanketten som heterStatistikuppgifter för barn- och ungdomsarbetet under 2016”.

De lokala föreningar som uppfyller kraven som ställs för självständiga lokalföreningar ska fylla i hela blanketten. Under kolumn 1 A redovisas samtliga medlemmar i lokalföreningens verksamhet. I kolumn 1 B ska bara de finnas med som uttryckligen under 2016 tagit aktivt ställningstagande för medlemskap genom namnunderskrift eller genom att betala av föreningen fastställd medlemsavgift. Detta ställningstagande måste ha skett under kalenderåret 2016.

Bidragsgrundande lokalförening ska alltså fylla i både kolumn 1 A och 1 B. Kolumn 1 A ska alltid vara större än eller lika stor som kolumn 1 B.

För kännedom: för att vara berättigad statliga bidrag måste 60 % av det totala antalet medlemmar i 1B vara i åldrarna 6-25 år. Om ni inte uppnår 60% är lokalföreningen ändå bidragsberättigad för landstingsbidrag, så det är viktigt att uppgifterna i blanketten fylls i.

  1. Medlemsförteckning

Medlemsförteckningen ska innehålla

  • Vilken lokalförening listan gäller
  • För vilket medlemsår listan gäller (denna gång 2016)
  • Namn
  • Adress
  • Födelseår
  • Kön
  • Datum för skriftlig ansökan om medlemskap eller betald medlemsavgift

OBS! Medlemsförteckningen ska innehålla både de medlemmar som inte har tagit aktivt ställning för medlemskap och de som har tagit aktivt ställning (skriftlig ansökan om medlemskap eller betald medlemsavgift). För de som inte aktivt har tagit ställning lämnar ni raden tom för ”datum för skriftlig ansökan om medlemskap”.

För att underlätta vårt arbete önskar vi att ni upprättar er medlemsförteckning i en Excel-fil!

  1. Verksamhetsbeskrivningen

Verksamhetsbeskrivning ska innehålla

  • Att man är bidragsgrundande för riksorganisationen SAU.
  • En årsberättelse om vilken verksamhet som bedrivits under 2016.
  • Namnet på föreningen man redovisar. T.ex. Tenhult SAU.
  • Vilka personer som utgör föreningens styrelse eller liknande.
  • Antalet bidragsgrundande medlemmar under kalenderåret 2016, räknat per den 31 december 2016. (6-25 år, födda 1991 till och med 2010, som gjort en aktiv handling genom att ha betalat medlemsavgift eller gjort en skriftlig namnunderskrift.)
  • Antalet medlemmar totalt 2016, räknat per den 31 december 2016 (som gjort en aktiv handling genom att ha betalat medlemsavgift eller gjort en skriftlig namnunderskrift).

Använd gärna medsänd blankett ”Verksamhetsbeskrivning” för att fylla i. Om ni vill använda en egen verksamhetsberättelse, se till att det är SAU:s lokalförenings berättelse och inte ett utdrag ur församlingens. Använder ni en egen verksamhetsberättelse se också till att samtliga punkter på blanketten ”Verksamhetsbeskrivning” tas upp.

  1. Föreningens årsmötesprotokoll 2017

Vänligen skicka med den lokala SAU-föreningens årsmötesprotokoll 2017. Om det inte är möjligt att hinna få med det i handlingarna tills den 1 mars 2017, vänligen skriv en bedömning på statistikblanketten när ni bedömer ha möjlighet att skicka in den till SAU.

  1. Stadgar

Har ni under året 2016, eller vid årsmötet 2017 antagit nya stadgar för er SAU-verksamhet eller tidigare inte redovisat era nuvarande stadgar, vänligen skicka med stadgarna i ansökan.

Det är viktigt att ni sparar samtliga originalhandlingar för medlemskap eftersom ni kan bli uttagna till stickprov. Mallar för dessa dokument hittar du på www.sau.nu under fliken ”om oss” och sedan underfliken ”statliga bidrag”.

Har ni ytterligare frågor är ni välkomna att kontakta mig på telefon 036-30 61 65 eller på marcus.bernstrom@sau.nu.

 

Ett stort tack för det arbete ni lägger ned med att fylla i årets verksamhets- och statistikrapporter. Det är en viktig grund för att SAU kan söka stats- och landstingsbidrag, vilket möjliggör SAU:s arbete. Ett stort TACK för er insats!

Med vänliga hälsningar

Marcus Bernström, Bidragshandläggare, SAU